Kanbans (o: ¿cómo puedo producir o comprar sólo bajo demanda?)

A la mayoría de restaurantes les sale el stock por las orejas. Es normal, ¿no? Si no sabemos lo que va a pedir cliente y tenemos una carta amplísima. ¿No?

Resulta que no. Es posible funcionar con el mínimo stock necesario. En nuestro restaurante, de hecho, solamente usamos dos neveras pequeñas y un congelador. Además de un pequeño estante en el que se almacena el producto seco. Y está medio vacío.

Funcionar con mínimos necesarios es posible cuando se entiende el ritmo de pedidos. Cuando se recogen datos para entender estadísticamente cuánta gente nos ha pedido x plato en los últimos x días. Haciendo previsiones, y aplicando sigmas para minimizar el margen de error. Obviamente, contamos con un stock de seguridad para protegernos y proteger a nuestros clientes, pero incluso ese stock está calculado.

Os preguntaréis sobre cómo hacemos el pedido diario de forma tan precisa, si no hacemos inventario. Respuesta sencilla: Usamos kanbans, y solo se pide lo que se gasta ("Kanbans" son señales que indican al siguiente paso de un proceso, o al anterior, que hay que hacer una acción). En este caso, hemos hecho unas etiquetas de plástico con gomas, y funcionan de la siguiente manera:

• Ejemplo: se te acaba el paquete de hamburguesas que tenías abierto, tienes que coger uno del almacén.
• Vas al almacén y coges un pack nuevo de hamburguesas, le quitas la goma en la que hay una etiqueta (kanban) que pone “6 hamburguesas” y la dejas en una cajita en la que pone “Para pedir”.
• Cuando acaba el turno de comida, se revisa esa caja, y se pide exclusivamente lo que hay dentro. Todos esos Kanbans que ya se han pedido se pasan a otra cajita en la que pone “Para recibir”.
• Al día siguiente, cuando llega el pedido, se le pone Kanban a todo, por lo que rápidamente se identifica si sobra o falta algo.
• Y así repetidamente, solo se compra lo que se gasta. Nunca hay inventario de más ni de menos. Nunca falta espacio, y necesitamos muy poco sitio para almacenar, ahorrando bastante energía en el proceso y desperdiciando muy poca comida.

Tenemos dos proveedores, el de cafetería y el de restaurante, por lo que los kanbans son de dos colores distintos, para facilitar a la hora de hacer el pedido y saber dónde hay que pedir cada cosa. Cada día hacemos el pedido de cafetería antes de las 12 y el de restaurante antes de las 19, para que nos llegue al día siguiente por la mañana.

Es así de sencillo. Tiene método.